Временный срок хранения документов

В соответствии со " при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда РФ документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. При ликвидации негосударственных организаций, в т. При этом ликвидационная комиссия ликвидатор или конкурсный временный срок хранения документов организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в временный срок хранения документов. После принятия в установленном порядке временный срок хранения документов о ликвидации юридического лица создается ликвидационная комиссия или назначается конкурсный управляющий, которые принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и по личному временный срок хранения документов. Экспертиза и согласование В состав ликвидационной комиссии рекомендуется включать сотрудника соответствующего государственного или муниципального архива, который будет контролировать проведение работ по подготовке и передаче документов на государственное или муниципальное временный срок хранения документов. Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку временный срок хранения документов передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации. В целях проведения работ по упорядочению документов и передаче их на хранение в архивные учреждения в смету расходов на ликвидацию организации включается статья, предусматривающая расходы на экспертизу ценности и обработку документов. Подготовка архивных документов к передаче в архивные учреждения их транспортировка осуществляются за счет средств организации и организуются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим. Упорядочение документов, передаваемых на государственное или муниципальное хранение, проводится своими собственными силами или путем привлечения фирм, имеющих лицензию на выполнение данного вида работы, в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Временный срок хранения документов Росархива от 06. Председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий может заключить договор с соответствующим государственным или муниципальным архивом на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного муниципального архива, описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения 75 летописи дел временного хранения до 10 лет включительносроки хранения которых не истекли, а также акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на утверждение и согласование эксперт-но-проверочной комиссии соответствующего архивного органа, а затем утверждаются председателем временный срок хранения документов комиссии или конкурсным управляющим. При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного муниципального архива, на согласование соответствующего архивного органа временный срок хранения документов описи дел по личному составу временного хранения 75 летописи дел временного хранения до 10 лет включительносроки хранения которых не истекли, а также акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Документы ликвидируемой организации, имеющей правопреемника или вышестоящую организацию, передаются на хранение правопреемнику, а при его отсутствии - вышестоящей организации в упорядоченном состоянии. В случае отсутствия правопреемника и вышестоящей организации документы постоянного хранения, документы по личному составу временного хранения 75 лет и документы временного хранения до 10 лет включительносроки хранения которых не истекли, передаются в соответствующий государственный муниципальный архив временный срок хранения документов упорядоченном состоянии. При этом негосударственные организации передают свои документы по договору. Документы с неистекшими сроками временного хранения могут быть переданы в соответствующий государственный муниципальный архив - при наличии в архиве свободных площадей и по согласованию с ним -на платной основе. Определение сроков хранения документов При проведении экспертизы ценности документов сроки их хранения временный срок хранения документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся: распорядительные документы приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др. Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем составляет в основном 75 лет. Исключениями являются: акты о несчастных случаях, связанных с производством, - 45 лет; тарификационные ведомости - 25 лет; протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет - 15 лет; протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий - 15 лет; списки работников, уходящих на льготную пенсию, - 50 лет. Подготовка документов к передаче в архив. Переплет и подшивка дел. Лист-заверитель Подготовка документов к передаче на временный срок хранения документов или муниципальное хранение включает в себя: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей и научно-справочного аппарата к ним. Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем полистного временный срок хранения документов дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; обращается внимание на правильность оформления документов. Оформление дел предусматривает: систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа - заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов. В соответствии с пунктом "б" временный срок хранения документов. К документам по личному составу, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы и распоряжения: о приеме, об увольнении, о перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам и распоряжениям, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы и распоряжения: о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. На государственное муниципальное хранение отбираются приказы и распоряжения, имеющие 75-летний срок хранения. Приказы и распоряжения, имеющие 5-летний срок хранения, включают в акт на уничтожение при условии истечения сроков хранения по перечню. Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями. По хронологическому принципу проводится также систематизация документов в делах, временный срок хранения документов акты о несчастных случаях, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры соглашениятарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий. Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий. Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители в делах не оставлять. Переплет и подшивка сформированных дел постоянного, долговременного свыше 10 лет хранения проводится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы, имеющие временный до 10 лет включительно срок хранения, допускается не переплетать и не подшивать, а хранить в скоросшивателе до истечения срока их хранения по Перечню. Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу при исполнении запросов социально-правового характера, при выполнении переплетных работ и подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются и переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста. При наличии в личном деле невостребованных личных документов удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т. Внутренняя опись к документам дела составляется в исключительных случаях, как правило, к личным делам. В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце - лист-заверитель по установленной форме. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела. Количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров указывается в листе-заверителе. Вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела не допускается По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются описи дел постоянного хранения в организациях, являющихся источниками комплектования государственных муниципальных архивовописи дел по личному составу временного 75 лет хранения, описи дел временного до 10 лет хранения, а также акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. В зависимости от объема, состава документов, сроков их хранения, формата дел по личному составу, а также в целях оперативного поиска необходимых сведений для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы, могут составляться отдельно описи на дела по личному составу: приказы; личные дела уволенных работников; личные карточки уволенных работников; лицевые счета по заработной плате; расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы; невостребованные личные документы трудовые книжки, удостоверения и др. Управленческие документы организаций, не являющихся источниками комплектования государственных муниципальных архивов, используемые для исполнения запросов социально-правового характера, включаются либо в отдельную опись, либо при незначительных объемах передаваемых документов в опись дел по личному составу временного 75 лет срока хранения. На дела, подлежащие уничтожению, оформляется приемо-сдаточная накладная с указанием даты и веса бумажной макулатуры Описи дел временный срок хранения документов акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа для утверждения и согласования. Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения и согласования описей дел с архивным органом передаются на переработку утилизацию с соответствующим оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата и вес бумажной макулатуры. Оплата услуг по передаче дел. Акт приема-передачи Государственные органы и организации, в т. То же касается органов местного самоуправления и муниципальных организаций. Ликвидированные негосударственные организации временный срок хранения документов как являющиеся, так и не являющиеся источниками комплектования государственных муниципальных архивов - передают свои документы на государственное муниципальное хранения по договору. Если в ликвидируемой негосударственной организации имеются документы, образованные в временный срок хранения документов организации-предшественника с государственной формой собственности, плата за хранение этих документов не взимается. Документы передаются в государственные муниципальные архивы в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным или согласованным экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа. Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного муниципального архива и представителем ликвидируемой организации. В процессе приема-передачи проводится проверка наличия дел, указанных в описях. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается конкурсным управляющим председателем ликвидационной временный срок хранения документов и руководителем архивного учреждения. Вместе с документами на хранение в государственный муниципальный архив передаются три экземпляра каждой описи и временный срок хранения документов аппарат к ним историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов и др. Четвертый экземпляр временный срок хранения документов и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный муниципальный архив передается конкурсному управляющему председателю ликвидационной комиссии.